Tolletatens digitale transformasjon

Digital Forest har hatt gleden av å bistå Tolletaten i deres digitale transformasjon. I løpet av de siste 1,5 årene har vi vært en del av digitaliseringsprogrammet som har utviklet Digitoll-konseptet. Dette medfører omfattende endringer, både for etaten og næringslivet - spesielt innen transport- og logistikkbransjen.

Digitoll markerer slutten på den såkalte direktekjøringsordningen, hvor blant annet lastebiler tidligere kunne krysse grensen med varer, og deklarere dem innen 10 dager etter passering. Fra 2026 vil ikke dette lenger være tillatt. Myndighetene ønsker nå full oversikt over hva som kommer inn i landet før varene passerer grensen. Dette er et naturlig skritt for å forbedre kontrollen og effektiviteten – og er en endring som er forståelig for de fleste.

Fremover skal alt skal være ferdigbehandlet før lasten ankommer Norge. Dette gjelder alle transportformer – vei, sjø, fly og tog. Ved de største grensepasseringer på vei vil sjåførene for eksempel få dirigeringssignal som indikerer om de kan passere eller må stoppe. Hvis alt er i orden kan sjåføren spare mye tid.

Illustrasjonsbilde: Digitoll innføres, og direktekjøringsordningen avvikles. Dette gjelder ikke bare transport på vei, men også sjø, fly og tog. Foto: Istock

Helhetlig transformasjon i Tolletaten

Endringen kan virke enkel ved første øyekast, men når man ser nærmere på prosesser knyttet til de ulike pliktene næringslivet må forholde seg til, blir det raskt tydelig at dette er komplekst. Bedrifter må forholde seg til følgende plikter: forhåndsvarsel av varer, deklarasjonsplikt, melde- og opplysningsplikt og fremleggelse av varer for kontroll.

For at Digitoll skal fungere sømløst, kreves store tilpasninger, både internt i Tolletaten og i næringslivet. I tillegg til teknologiske endringer har også lovverket blitt justert underveis. Det juridiske har dermed vært en sentral del av prosessen. Det har videre vært mange avhengigheter å ta hensyn til.

Kommunikasjon som suksessfaktor

Digital Forest har bistått Tolletaten med kommunikasjons- og forankringsarbeid. I store digitaliserings- og endringsprosjekter er kommunikasjon et viktig fagområde, ettersom endringene ofte berører et stort spekter av interessenter. Dette gjelder også for Tolletaten.

Det er flere faktorer som spiller inn for å oppnå suksess i slike prosjekter, og kommunikasjon er én av dem. En rapport fra PMI viser til at dårlig kommunikasjon kan føre til betydelige utfordringer i prosjektgjennomføring og økte kostnader. Rapporten viser at ett av fem prosjekter mislykkes på grunn av ineffektiv kommunikasjon.

Mangfold krever god kommunikasjon

Å endre etablerte prosesser dreier seg ikke bare om teknologi, men å få en felles forståelse og aksept blant alle involverte.

Tolletaten, med sine over 1500 ansatte, er en stor organisasjon med mange ulike nivåer - fra tollfaglige eksperter ved grensen, til ledere på forskjellige nivåer, helt opp til toppledelse.

Grenseovergangene varierer også betydelig, fra travle punkter som Gardermoen og Svinesund, til mindre og mer avsidesliggende steder som Bjørnfjell med langt mindre trafikk. I tillegg er det et stort mangfold av fagkompetanse innad i organisasjonen, fra spesialister på vareførsel til eksperter på grensekontroll og smugling. Det er nettopp denne bredden som gjør arbeidet med Tolletaten utfordrende og spennende.

Samarbeid med næringslivet

En sentral del av prosessen har vært og er fortsatt god dialog og forankring i næringslivet, som består av en rekke aktører, både nasjonalt og internasjonalt. Gjennom flere høringsrunder har næringslivsaktører kommet med verdifulle tilbakemeldinger som har vært med på å forme løsningen. Dette har ikke bare resultert i en mer realistisk implementering av Digitoll, men har også gitt næringslivet tid til å tilpasse sine egne systemer.

Videre implementering

Selv om Digitoll nå er ferdig utviklet, gjenstår det fortsatt mye arbeid. En sentral oppgave blir å sikre at alle aktørene i næringslivet kobler seg på systemet. Digitoll handler ikke bare om digitalisering og endrede prosesser, men om å skape et smartere, sikrere og mer bærekraftig tollsystem. Dette er en gevinst for både næringslivet, offentlig sektor og samfunnet som helhet.

Digital Forest har avsluttet sitt engasjement og bistår nå andre kunder som trenger vår ekspertise.

Vi ønsker både Tolletaten og næringslivet lykke til videre og ser frem til å følge utviklingen!

Relevante lenker

Kritiske suksessfaktorer i tverrfaglig samhandlingsprosesser i komplekse prosjekter

Sikkerhetskultur og kommunikasjon

Stryk til prosjekteiere