Hva er viktig å tenke på når du jobber med endringer og forbedringer? Her kommer noen tips du kan ta med på veien.
Det hadde vært forferdelig kjedelig om alle vi jobbet med var like! Samtidig er det litt slitsomt når ikke alle andre ser det samme bildet. Noen ganger, når virksomheten har gode intensjoner om å få til noe bra, så er det slett ikke alle som er enige i dette. Vi er veldig glad i rutinene våre, og domenene vi “eier”. Det er ikke bare å “komme her og foreslå endringer, løsninger eller forbedringer”. Vi er ikke alle utstyrt med lysten og evnen til å stadig snu steiner for å se hvordan vi kan jobbe smartere og mer effektivt. Noen ganger er det mer interessant å ha det behagelig, og la ting flyte på nøyaktig samme måte. I dagens samfunn er ikke dette en optimal tankegang. Evnen til å tenke nytt, være nysgjerrig både innadrettet og utadrettet er ekstremt viktig for å klare å overleve. Det gjelder faktisk både privat og offentlig sektor. Det er mange eksempler på at direktorater og etater legges ned eller slås sammen med andre.
Utfordringer fra ulike perspektiver
Å ha utfordringer med at folk ikke vil være med på endringer kan komme fra mange forskjellige vinkler. Hvordan du kan “løse” situasjonen henger naturligvis sammen med hvilken rolle du har. Har du personalansvar, og hvor langt opp i hierarkiet sitter du? Hvilken makt og myndighet du har i organisasjonen har naturligvis mye å si for hvordan du kan agere. Er du ansatt som “endringsagent”, eller er du konsulent som jobber med endringer. Her er det mange ulike fasetter. Så hva kan du gjøre?
Bildetekst: Endringer er viktig og kan føre til mange gevinster. Men det kan også føre til frustrerte ansatte. Illustrasjon av mennesker som grubler og har mange spørsmål. Kilde: Istockphoto
Under kommer en liten liste med tips. Men generelt sett vil jeg si at hvis du er i startgropen av et endringsprosjekt, så prøv å styre unna de mest kritiske menneskene i starten. Ikke la deg stoppe av dem, for da kommer du ingen vei. Det er viktig å vite hvem alle aktørene er, men bruk først og fremst energien din på mennesker som er positive, løsningsorienterte og som kan bli gode ambassadører. Som sagt, når du jobber med endringsledelse kan du selvsagt ikke unngå folk som er skeptiske og motstridige, tvert imot må du ha en ekstra god plan på hvordan du skal få disse med på endringene. Men du trenger ikke å begynne der.
Her er noen tips:
1. Benytt deg av data, bevis og målinger
Det er elementært å bygge på alt av beviser som underbygger at forslagene til endringer vil føre til suksess. Analyser, statistikk og data er et must, og kan være overbevisende for de som er skeptiske. Målinger er naturligvis også helt essensielt. Hvis du ikke begynner å måle før du setter i gang (nullpunkt), så har du ikke mulighet til å vise til gode resultater. Du trenger også å vite om du er på rett kurs, eller om du eventuelt trenger å justere den.
2. Ledelse og eksempel
Et sterkt lederskap er avgjørende for å veilede endringsprosessen på en god måte. Ledere skal vise engasjement, støtte endringene og være rollemodeller for de ansatte.
3. God kommunikasjon
Det er viktig å forsikre seg om at endringene er kommunisert klart og tydelig. Hvis folk ikke forstår hva som skjer eller hvorfor det skjer så er det lett å motsette seg endringene. Det nytter ikke å sette opp en liten kommunikasjonsplan som man gløtter på i ny og ned. Dette arbeidet er omfattende og krever fagspesialister.
4. Solid involvering
I løpet av en endringsprosess skal naturligvis de ansatte og hele apparatet rundt orienteres og involveres. Et annet bra ord for dette er forankring. Det handler om å ha samtaler med folk, la dem få komme med sine innspill og tanker. Det er mange kloke ansatte og gode erfaringer som er verdt å lytte til. Folk er mer tilbøyelige til å støtte endringer hvis de føler at de har blitt hørt og har hatt muligheten til å påvirke prosessen.
5. Identifiser og overvåk
Det er viktig å følge med på bekymringer og motstand. Sørg for at du har mekanismer som gjør at du fanger opp signaler fra folk som motsetter seg endringene. Det er sannsynligvis en grunn til at folk er bekymret, så du må forstå hva det er som driver dette frem. Når du har denne oversikten vet du hvilke tiltak du kan sette i gang med, for å imøtekomme disse bekymringene og eventuelt justere prosessen.
6. Bygg allianser
Dette henger litt sammen med det jeg skrev innledningsvis. Prøv å identifisere nøkkelpersoner eller andre som påvirker organisasjonen, og som kan støtte endringene. Disse blir forhåpentligvis viktige ambassadører.
7. Synliggjør fordelene
Det er veldig bra om du kan fremheve fordelene med endringene på en god og forståelig måte. Dette er viktig både for organisasjonen som helhet og for individene som jobber her. Folk er mer villige til å støtte endringer hvis de ser hvordan det kan gagne dem personlig. Vi kommer ikke utenom å tenke “what’s in it for me” - for de ulike målgruppene.
8. Tålmodighet
Hvis du jobber med et omfattende prosjekt så er det naturligvis tidkrevende å få til endringer. Som vi vet er endringer en bred og dyp prosess, og for noen kan det ta lang tid før de aksepterer dem. Å ha kontinuitet i arbeidet rundt kommunikasjon, engasjement og det å støtte endringene over tid er helt elementært.
9. Opplæring og støtte
Opplæring og tilhørende støtte er alfa omega. Sørg for at ansatte får opplæringen og støtten de trenger for å håndtere endringene. Dette kan bidra til å redusere motstand. I ADKAR-modellen er dette K-en som står for Knowledge (og senere i prosessen Ability).
10. Fleksibilitet og tilpasningsevne
Vær villig til å tilpasse endringsplanen basert på tilbakemeldinger og erfaringer underveis. I innovasjons- og digitaliseringsprosesser blir ofte veien til mens man går. Å ha evne til å være fleksibel og tilpasningsdyktig er en nødvendighet. Å være transparent om at man ikke alltid har alle svarene er også fint.
11. Konflikthåndtering
Hvis det oppstår konflikter så må de håndteres på en konstruktiv og profesjonell måte. Bruk gjerne ulike strategier for konfliktløsning for å finne et utfall som alle kan akseptere. Bruk HR-avdelingen som støtte.
12. Evaluering og tilbakemelding
Sørg for å kjøre kontinuerlige evalueringer av endringsprosessen. Dette vil også hjelpe deg med å justere kursen etter behov, og sette inn tiltak på riktig sted.
Denne artikkelen er absolutt ikke fasiten på hvordan du løser utfordringer knyttet til endringer og forbedringer. Tanken er å dele et knippe erfaringer. Har du synspunkter eller kommentarer på endringsledelse? Trenger du hjelp i en prosess du er i eller skal inn i? Ta gjerne kontakt om du ønsker en uformell prat.